Mobil dinas bisa jadi salah satu insentif atau bonus bagi pegawai. Manfaatnya untuk menunjang fungsi dan jabatannya dalam menjalankan tugas. Oleh sebab itu, pengelolaan mobil dinas perlu dilakukan secara maksimal. Tujuannya agar mobil dinas terpelihara dengan baik sehingga bisa berperan sebagaimana fungsinya.
Pada artikel kali ini, Otoklix.com bakal membahas tentang mobil dinas dan cara pengelolaan mobil dinas yang tepat. Simak selengkapnya!
Daftar Isi
Arti Mobil Dinas
Mobil dinas adalah kendaraan dinas bermotor roda empat yang merupakan angkutan darat milik negara. Umumnya dipakai untuk angkutan perorangan. Mobil dinas tidak terbatas dalam jenisnya, bisa sedan, jeep, atau minibus.
Mobil dinas ditetapkan dengan keputusan pejabat yang berwenang. Tujuannya untuk dipakai untuk pelaksanaan tugas Pejabat Negara, anggota TNI, anggota Polri, dan pegawai ASN.
Aturan Tentang Mobil Dinas
Baik motor maupun mobil dinas sebetulnya hanya bisa dipakai untuk kebutuhan dinas, bukan untuk kepentingan pribadi. Mobil dinas merupakan fasilitas kerja ASN untuk menunjang penyelenggaraan pemerintahan negara.
Ada aturan khusus penggunaan mobil dinas operasional. Sesuai dengan Keppres No 68 Tahun 1995, mobil dinas operasional hanya dipakai untuk kepentingan dinas pada hari Senin sampai Kamis, dari jam 07.30 sampai 16.00. Selain itu, ASN atau pejabat juga wajib memakai seragam.
Baca juga: Alasan Mendasar Pentingnya Perawatan Kendaraan Dinas
Mobil dinas hanya boleh dipakai di dalam kota. Bisa saja keluar kota, tetapi harus mendapat izin tertulis dari pimpinan instansi pemerintah. Kalau mobil dinas disalahgunakan, maka bisa dikenakan sanksi disiplin.
Mobil dinas yang hilang atau rusak karena dipakai di luar kepentingan dinas harus diganti oleh pemakai yang bersangkutan. Jadi, memang penggunaan mobil dinas tidak boleh sembarangan. Harus digunakan oleh ASN atau pejabat pemerintah yang bersangkutan untuk keperluan dinas.
Pengelolaan Mobil Dinas
Ada beberapa langkah atau cara dalam pengelolaan mobil dinas, baik mobil dinas pemerintah maupun mobil dinas atau mobil operasional yang dimiliki atau disewa oleh perusahaan. Berikut 7 cara pengelolaan mobil dinas.
1. Pemeliharaan preventif
Pemeliharaan preventif bertujuan untuk mencegah kerusakan yang mungkin terjadi pada mobil dinas. Oleh sebab itu, pemeliharaan preventif harus dijadikan prioritas utama. Kendaraan yang dirawat dengan baik bisa mengurangi kemungkinan downtime atau penurunan fungsi. Selain itu, bisa mencegah perbaikan yang tidak terjadwal.
Servis rutin mobil dinas yang bisa dilakukan antara lain pemeriksaan dan rotasi ban, pemeriksaan oli, kadar cairan, tekanan ban, dan mengecek keselamatan berkendara secara berkala.
Baca juga: Contoh Kasus Biaya Perawatan Mobil Dinas dan Solusinya
2. Analisis rata-rata penggunaan dan tetapkan standar
Rata-rata atau tren penggunaan bisa Anda lihat berdasarkan beberapa parameter, antara lain jarak tempuh, durasi, dan konsumsi BBM. Dari data tersebut, Anda bisa menentukan standar minimal dan maksimal penggunaan. Misalnya minimal 300 km/bulan atau maksimal konsumsi bahan bakar adalah 150 liter per bulan.
Untuk melakukan pengelolaan mobil dinas ini, Anda perlu mengecek sensor bahan bakar, memantau perilaku pengemudi ketika berkendara (misalnya sering mengebut, menikung tajam, mengerem dan akselerasi mendadak), memantau idle, riwayat trip, stop, dan putar ulang rute.
3. Identifikasi ketidakefisienan
Pengelolaan mobil dinas yang tidak kalah penting adalah identifikasi ketidakefisienan. Analisis riwayat trip bisa dilakukan untuk mencari tahu ketidakefisienan. Anda bisa memperhatikan ke mana mobil pergi, waktu tiba, dan durasi mobil di setiap perhentian. Kemudian, bandingkan dengan standar penggunaan yang telah ditetapkan.
Contohnya misalnya ternyata penggunaan kendaraan di bawah standar, Anda mungkin bisa mempertimbangkan dan mengatur lagi jumlah dan jenis mobil dinas yang sedang beroperasi. Anda bisa menggunakan GPS atau geofence untuk memantau hal ini.
4. Peringatan penggunaan
Pastikan bahwa mobil dinas benar-benar dipakai sebagaimana mestinya. Kalau ada yang tidak sesuai, Anda bisa mengatur peringatan real time terkait penggunaan. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah menggunakan geofence agar bisa segera terinformasi apakah mobil dinas dibawa ke luar kota atau tidak.
Baca juga: Tips Pemeliharaan Kendaraan Dinas, Pastikan Selalu Prima
5. Mengawasi biaya kepemilikan
Hal ini penting bagi perusahaan dan juga pemerintahan. Memiliki mobil dinas harus juga memperhatikan biaya kepemilikan. Biaya kepemilikan antara lain adalah biaya perawatan, garansi pabrik, dan hal lain yang berpengaruh terhadap biaya kepemilikan.
Anda bisa memahami nilai sisa dan tren yang ada di pasar mobil bekas. Bisa saja Anda justru memutuskan untuk beli mobil bekas. Dengan begitu, Anda bisa memutuskan waktu optimal untuk menjual mobil.
6. Memahami kebutuhan kendaraan
Mungkin Anda tidak cuma memiliki satu mobil dinas. Kalau Anda punya banyak mobil dinas dalam berbagai merek, pahami juga tuntutan perawatan tiap kendaraan. Sebab, setelah sering berada di jalan, Anda akan mengetahui spesifikasi masing-masing mobil dengan baik.
Mobil dengan spesifikasi rendah bisa saja menyebabkan masalah perawatan yang parah dan bisa berdampak langsung kepada anggaran perusahaan. Namun, mobil dengan spesifikasi yang terlalu tinggi juga bisa menimbulkan peningkatan biaya.
7. Menggunakan aplikasi
Salah satu cara pengelolaan mobil dinas dengan lebih efektif dan efisien adalah menggunakan aplikasi. Misalnya, aplikasi servis mobil. Anda bisa melihat riwayat servis yang tercatat pada aplikasi. Aplikasi servis mobil juga berfungsi sebagai pengingat kalau Anda sudah mendekati masa servis berkala mobil.
Contoh aplikasi yang bisa dipakai adalah Otoklix.
Otoklix menyimpan data riwayat servis, hasil inspeksi, hingga pengingat untuk servis berikutnya. Sehingga, mobil Anda tidak akan terlewat waktu servis rutin sebagai langkah pemeliharaan preventif.
Selain itu, Otoklix for Business juga menyediakan layanan dengan prosedur yang sudah terstandarisasi. Sehingga, SLA (Service Level Agreement) kepada klien bisa segera dilaksanakan.
Selain harga hemat hingga 30% dari bengkel resmi, respons yang cepat dari Otoklix juga bisa menghemat anggaran biaya servis mobil operasional.
Pertanyaan Seputar Pengelolaan Mobil Dinas
Mobil dinas adalah kendaraan dinas bermotor roda empat yang merupakan angkutan darat milik negara. Umumnya dipakai untuk angkutan perorangan. Mobil dinas tidak terbatas dalam jenisnya, bisa sedan, jeep, atau minibus..
Sesuai dengan Keppres No 68 Tahun 1995, mobil dinas operasional hanya dipakai untuk kepentingan dinas pada hari Senin sampai Kamis, dari jam 07.30 sampai 16.00. Selain itu, ASN atau pejabat juga wajib memakai seragam. Selain itu, mobil dinas tidak boleh dibawa ke luar kota.
Pengelolaan mobil dinas dimulai dengan melakukan pemeliharaan preventif, menganalisis tren penggunaan, mengidentifikasi ketidakefisienan, mengawasi biaya kepemilikan, memahami kebutuhan setiap mobil.
