5 Tips Pengelolaan Mobil Kantor Agar Berfungsi Maksimal

Setiap perusahaan wajib melakukan pengelolaan mobil kantor agar tetap dalam kondisi baik dan bisa berfungsi sebagaimana mestinya. Pengelolaan mobil kantor dilakukan baik untuk mobil yang dibeli atau disewa oleh kantor.

Apa saja tips perawatan dan pengelolaan mobil kantor? Otoklix.com juga bakal membahas tentang lebih baik sewa atau beli mobil kantor sebagai kendaraan operasional. Simak artikel selengkapnya berikut ini.

Apa Itu Mobil Kantor?

Mobil kantor adalah mobil yang dimiliki atau disewa oleh perusahaan, sebuah organisasi, hingga lembaga pemerintahan yang dipakai untuk kepentingan perusahaan. Mobil kantor juga bisa dipakai oleh pegawai untuk keperluan dalam bekerja dan memenuhi fungsi serta tugasnya.

Mobil kantor adalah aset berharga yang dimiliki oleh perusahaan, sebab bermanfaat penting untuk menunjang tugas dan fungsi organisasi. 

Fungsi mobil kantor 

Mobil kantor berperan krusial untuk mobilitas perusahaan. Misalnya untuk mendukung aktivitas distribusi produk maupun aktivitas lainnya. Namun, selain fungsi tersebut, ada sejumlah fungsi lain dari tersedianya mobil kantor.

1. Memudahkan pegawai untuk melakukan kegiatan operasional sehari-hari. Mobil ini juga bisa jadi insentif yang diberikan kepada pegawai.
2. Sistem pajak menganggap mobil kantor manfaatnya lebih kuat dibandingkan dengan remunerasi keuangan.
3. Pegawai bisa dengan fleksibel memakai mobil kantor untuk mengakses tempat tertentu kapan pun.
4. Perusahaan bahkan bisa dapat keuntungan dari iklan yang dipasang di kendaraan (jika ada).

Baca juga: Tips Pemeliharaan Kendaraan Dinas, Pastikan Selalu Prima

Tips Pengelolaan Mobil Kantor

Mengingat pentingnya manfaat mobil kantor, ada beberapa tips untuk mengelola mobil kantor. Mulai dari pemeliharaan atau servis secara berkala, mengawasi biaya kepemilikan, memeriksa kondisinya sebelum digunakan, hingga menggunakan aplikasi khusus untuk memudahkan inventarisasi atau laporan pemeliharaan mobil kantor.

1. Pemeliharaan berkala

Servis berkala penting dilakukan kepada mobil dengan mobilitas yang tinggi, termasuk mobil kantor. Apalagi, mobil kantor harus dijaga kondisinya tetap baik agar ketika ada hal penting yang harus dilakukan, mobil langsung bisa dipakai.

Pemeliharaan secara rutin juga bisa menjadi cara mencegah kerusakan mobil sejak awal. Sehingga, masalah akan ketahuan sebelum komponen benar-benar rusak dan fungsi mobil menurun.

Perawatan berkala juga bisa menjaga komponen agar lebih awet. Pemeliharaan berkala yang bisa dilakukan adalah memeriksa oli, memutar ban, memeriksa kadar cairan dan tekanan udara pada ban.

2. Memerhatikan biaya kepemilikan

Memiliki mobil kantor seharusnya tidak membuat keuntungan perusahaan berkurang. Oleh sebab itu, beri perhatian kepada biaya pemilikan. Misalnya adalah memeriksa apakah biaya servis mobil yang sudah tua melebihi keuntungan perusahaan atau apakah masih ada garansi mobil.

Sehingga, Anda bisa memastikan apakah mobil kantor membawa keuntungan bagi perusahaan atau malah berpengaruh buruk kepada keuangan kantor. Solusi kalau ternyata mobil kantor berpengaruh buruk bagi keuangan adalah memahami nilai sisa kendaraan sehingga Anda bisa menemukan waktu yang optimal untuk menjual kendaraan.

3. Memahami kebutuhan kendaraan

Setiap kendaraan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Berbeda merek saja bisa beda cara merawatnya. Apalagi, kendaraan dengan spesifikasi rendah bisa menyebabkan masalah perawatan yang lebih parah. Sehingga, tentunya berdampak langsung pada anggaran perusahaan. 

Meskipun mobil dengan spesifikasi rendah bisa menyebabkan masalah perawatan, tetapi spesifikasi kendaraan yang terlalu tinggi juga bisa meningkatkan biaya-biaya. Mulai dari biaya untuk membeli, membeli bahan bakar, mengganti spare part, dan servis lainnya.

Baca juga: Pentingnya Pemeliharaan Kendaraan Operasional secara Rutin

4. Memeriksa mobil sebelum dipakai

Satu hal penting yang tidak boleh dilupakan dalam pengelolaan mobil kantor adalah memeriksa kondisi mobil sebelum dipakai. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja saat berkendara.

Beberapa hal yang perlu dicek adalah tekanan ban, kondisi oli, kondisi lampu mobil, aki, hingga minyak-minyak atau pelumas dalam mesin, rem, transmisi, dan power steering.

5. Memakai software atau aplikasi khusus

Kini, karyawan Anda tidak perlu lagi melakukan pencatatan secara manual. Pengelolaan mobil kantor secara otomatisasi menggunakan software maupun aplikasi khusus bisa lebih mudah dan efisien. Bahkan, data yang telah dimasukkan bisa disinkronkan dengan sistem lain.

Anda bisa menggunakan software yang bisa membantu mengontrol dan mendata aset perusahaan. Selain itu, memakai aplikasi servis mobil juga bisa dilakukan. Salah satunya adalah Otoklix yang menyediakan laporan atau pencatatan riwayat servis mobil kantor di aplikasi. Anda juga bisa mengakses hasil inspeksi pada Digital Inspection Result.

Lebih Baik Sewa atau Beli?

Mungkin Anda salah satu yang bertanya apakah lebih baik beli mobil kantor atau sewa saja? Memiliki mobil kantor memang terlihat prestisius, tetapi banyak biaya yang dibebankan. Antara lain biaya beli mobil, pajak kendaraan, perbaikan akibat kecelakaan, dan lain-lain.

Berikut adalah alasan perusahaan lebih memilih sewa mobil kantor.

1. Perusahaan tidak perlu mengurus hal-hal teknis terkait servis, perbaikan akibat kecelakaan, dan perpanjangan STNK.
2. Perusahaan bisa memilih kendaraan bagus dengan performa tinggi sesuai nilai kontrak sewa. Bahkan, Anda bisa ganti kendaraan dengan mobil terbaru tiap tahun.
3. Mengurangi kecurangan dalam pengadaan.
4. Meningkatkan efektivitas kerja pegawai. Pegawai bisa fokus mengerjakan tugas pokoknya dan tidak terbebani untuk pengelolaan mobil kantor.

Baca juga: Manfaat Servis Mobil Operasional dengan Otoklix for Business

Meskipun ada sejumlah keuntungan, tetapi, menggunakan sistem sewa kendaraan artinya membuat neraca saldo pada aset menjadi kecil karena tidak ada aset kendaraan dinas.

Sejumlah keuntungan sewa mobil kantor di atas bisa teratasi kalau Anda bisa bekerja sama dengan bengkel yang bisa memenuhi kebutuhan pengelolaan mobil kantor.

Otoklix for Business menawarkan solusi untuk servis mobil operasional. Anda bisa mengurangi beban kerja karyawan karena Otoklix menyediakan layanan dengan SLA dan cara pengelolaan servis mobil yang efisien dari Otoklix.

Ketika ada masalah pada mobil, Anda bisa langsung melapor kepada Otoklix dan masalah mobil segera terselesaikan. Harga yang ditawarkan juga kompetitif serta bisa menghemat anggaran perusahaan karena cara kerja Otoklix yang efisien. 

Pertanyaan Seputar Pengelolaan Mobil Kantor