6 Tips HR/GA Mengatur Jadwal Servis Rutin Mobil Operasional

Salah satu fungsi pelayanan GA (General Affair) dalam sebuah perusahaan adalah maintenance aset. Sehingga, mengatur jadwal servis rutin mobil operasional merupakan tugas yang harus dilaksanakan GA. Caranya bisa menghitung sesuai jarak tempuh, interval pemakaian, hingga mencatatnya secara digital.

Namun, terkadang staf GA dalam sebuah perusahaan juga kebingungan mengelola jadwal servis rutin mobil operasional. Penyebabnya bisa jadi kurang rapinya pembukuan atau administrasi hingga tidak menggunakan sistem pengingat jadwal servis rutin mobil.

Oleh sebab itu, Otoklix akan memberikan sejumlah tips pengelolaan jadwal servis rutin mobil. Selain itu, ada juga informasi pentingnya merawat mobil operasional secara rutin.

Baca juga: Pengelolaan Mobil Dinas: Servis Rutin hingga Penggunaan

Tips Pengelolaan Kendaraan Operasional Perusahaan

Sejumlah tips di bawah ini bisa Anda gunakan dalam mengelola aset perusahaan, yaitu mobil operasional.

1. Menggunakan sistem manajemen armada

Anda bisa memanfaatkan teknologi untuk efektivitas manajemen armada. Salah satunya adalah menggunakan GPS tracker. Tidak hanya berfungsi untuk memantau ke mana kendaraan pergi, tetapi juga bisa membantu Anda dalam pemeliharaan.

Dalam GPS tracker, Anda bisa mengetahui tanggal, jam operasi mesin, dan jarak tempuh kendaraan. Selain itu, Anda juga bisa mengaktifkan notifikasi otomatis yang memungkinkan pelaporan inspeksi kendaraan bisa dilakukan secara elektronik.

2. Inventarisasi kendaraan

Inventarisasi kendaraan dilakukan untuk mengkategorikan kendaraan berdasarkan jenis, wilayah, maupun kategori lainnya. Tujuannya untuk mempermudah pengelolaan mobil operasional, termasuk jadwal servis rutin mobil.  Informasi yang bisa Anda kumpulkan antara lain merek, model, tahun pembuatan, nomor pelat, nomor mesin, ukuran ban, odometer, dan pengemudi tetap.

3. Mencatat secara digital

Sebaiknya inventarisasi kendaraan dilakukan secara digital. Tujuan dari pencatatan secara digital adalah agar lebih ringkas dan efisien.Tujuan dari pencatatan secara digital adalah agar lebih ringkas dan efisien. 

Anda juga bisa mencatat jarak penggunaan mingguan hingga bulanan. Dari data tersebut, Anda bisa menentukan jadwal servis rutin mobil. Anda juga bisa mencatat riwayat penggantian oli mesin hingga biaya servisnya. Setiap merek kendaraan juga biasanya memiliki jadwal perawatan kendaraan yang mungkin berbeda dengan model lain.

Baca juga: SOP Pemeliharaan Mobil Kantor dan Manfaat Servis Rutin

4. Menentukan jadwal servis rutin mobil

Perhitungan jadwal servis rutin mobil bisa berpatokan dari jarak tempuh maupun interval waktu pemakaian. Namun, kalau mobil operasional sering dipakai untuk perjalanan di dalam kota besar, menggunakan jarak tempuh kini kurang relevan.

Sebab, jalanan di kota besar sering macet. Sehingga, jarak tempuhnya mungkin belum terlalu jauh, tetapi penggunaan kendaraan sudah memenuhi batas waktu. Misalnya melakukan servis berkala mobil setiap 10.000 km. Seharusnya jarak 10.000 km bisa ditempuh dalam waktu 6 bulan, tetapi ternyata lebih lama karena sering terjebak macet. Padahal, saat macet pun mesin mobil tetap menyala.

Oleh sebab itu, disarankan untuk menggunakan waktu penggunaan untuk menghitung interval jadwal servis rutin kendaraan, yaitu setiap 6 bulan sekali. Anda bisa mengatur hari, tanggal, hingga jam berapa mobil harus diservis.

Sekalipun dalam kondisi diam, proses oksidasi dari uap air di sekitar mobil tetap terjadi.  Air yang bercampur dengan oli mesin, transmisi, maupun pelumas lainnya akan merusak senyawa kimia oli. Sehingga, komponen mesin jadi rentan berkarat.

Selain itu, komponen yang berbahan karet juga bisa getas. Kemungkinan bisa rontok saat dipakai kerja berat. Oleh sebab itu, pastikan mobil diservis secara berkala setiap 6 bulan sekali. Selain mengganti oli, komponen lain seperti suspensi, ban, rem, dan kemudi juga perlu dicek.

5. Inspeksi kendaraan oleh pengemudi

Inspeksi adalah kunci untuk menentukan bagian mobil mana yang butuh perhatian khusus sebelum terjadi kerusakan. Sebab, biaya yang dikeluarkan bisa lebih mahal saat terjadi kerusakan. Sehingga, Anda perlu melatih pengemudi untuk melakukan inspeksi kendaraan secara mandiri.

Beberapa area yang perlu dicek adalah cairan mobil (bahan bakar, radiator, oli, kebocoran, dan lainnya), rem, ban, hingga kelistrikan (klakson, lampu sein, lampu peringatan, lampu rem, dan lainnya. Namun, meskipun driver Anda telah dibekali dengan keahlian inspeksi kendaraan, pastikan untuk melakukan inspeksi juga di bengkel secara rutin.

6. Menyesuaikan anggaran

Menyusun jadwal servis rutin mobil operasional juga bisa membantu Anda menyesuaikan anggaran. Selain bisa mempersiapkan anggaran, servis mobil secara rutin juga bisa menekan biaya pemeliharaan. Sebab, servis yang terjadwal bisa memungkinkan Anda merencanakan secara efisien.

Itu dia 6 tips pengelolaan kendaraan dinas yang bisa dilakukan oleh General Affair.

Baca juga: Jadwal Servis Kendaraan Dinas, Ini Cara Mengelolanya

Pentingnya Mengatur Jadwal Servis Rutin Mobil

Banyak manfaat yang bisa dirasakan kalau jadwal servis rutin mobil terlaksana dengan baik. Mulai dari menjaga performa mobil hingga menekan biaya operasional.

1. Mobil tetap prima

Mobil operasional perlu dalam kondisi yang selalu prima. Sebab, mobil operasional bisa menunjang produktivitas perusahaan. Oleh sebab itu, dianjurkan untuk melakukan servis berkala setiap 6 bulan sekali agar tidak mudah rusak atau mogok.

2. Mencegah intervensi

Mobil yang dijaga bisa lebih dini terdeteksi masalah pada mobil sebelum terjadi kerusakan. Sebab, perbaikan mobil bisa menghabiskan biaya yang jauh lebih mahal. Contohnya kalau jarang ganti oli mobil maka komponen mesin bisa cepat rusak.

3. Efisiensi bahan bakar

Mobil yang memiliki jadwal servis rutin mobil bisa membuat konsumsi BBM lebih irit. Sebba, mobil yang dirawat dengan baik bisa menjaga kinerja mesin. Kinerja mesin yang lebih ringan membutuhkan lebih sedikit BBM dibandingkan dengan mesin mobil yang jarang diservis.

4. Kendaraan lebih aman

Servis berkala membuat perjalanan jadi lebih aman, seperti mencegah terjadinya mogok saat berada di situasi bahaya. Misalnya mogok di tengah jalan tol, di ujung pulau, hingga saat tengah malam.  Selain menjaga keamanan, mobil juga jadi lebih nyaman dikendarai.

5. Menekan biaya operasional

Mesin mobil yang berada dalam kondisi baik akan bekerja secara harmonis untuk memberikan efisiensi. Sebaliknya, kerusakan pada komponen mobil bisa mengurangi efisiensi kendaraan. Salah satu contohnya adalah konsumsi BBM makin boros. Apalagi saat terjadi kerusakan tidak terduga, biaya yang dikeluarkan pasti lebih banyak.

Oleh sebab itu, mengatur jadwal servis rutin mobil bisa menekan biaya operasional perusahaan.

Itu dia sejumlah tips pengelolaan mobil operasional, termasuk jadwal servis mobil operasional hingga pentingnya melakukan servis berkala.

Bagaimana cara mengatur jadwal servis rutin mobil agar kondisinya terjaga dan administrasi lebih rapi? Anda bisa menggunakan layanan khusus Otoklix for Business untuk kemudahan servis mobil operasional. Selain jadwal servis yang lebih tertata, ada pengingat serta hasil inspeksi mobil yang tercatat secara digital, pembukuan Anda juga akan lebih rapi.

Otoklix for Business adalah partner terpercaya dalam perawatan kendaraan operasional dan manajemen fleet.

Dengan 600+ bengkel mitra di seluruh Indonesia, garansi 14 hari, layanan pelanggan yang responsif, dan harga kompetitif, Otoklix berfokus pada efisiensi dan keandalan operasional kendaraan bisnis Anda di seluruh Indonesia. Selain itu, terdapat layanan unggulannya seperti, Home Service, Layanan Antar Jemput Gratis, dan Emergency Handling.

Pertanyaan Seputar Jadwal Servis Rutin Mobil