6 Cara Optimal Pengelolaan Mobil Operasional

Mobil operasional berperan krusial terhadap perusahaan. Mobil ini bisa dipakai untuk mobilitas ketika akan meeting dengan klien, distribusi produk, kebutuhan nasabah, dan lainnya. Oleh sebab itu, pengelolaan mobil operasional secara optimal penting untuk dilakukan.

Meskipun terlihat sepele, tetapi pengelolaan mobil operasional yang keliru justru bisa membuat anggaran perusahaan membengkak. Mari kita simak pembahasan berikut ini tentang mobil operasional dan pengelolaannya.

Pengertian Mobil Operasional

Mobil operasional adalah kendaraan yang dimiliki atau disewa oleh perusahaan. Mobil ini dipakai untuk kepentingan perusahaan maupun pegawai. Manfaat dari mobil operasional ini untuk menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi. Oleh sebab itu, kendaraan operasional dianggap aset yang berharga bagi perusahaan dan harus dikelola secara optimal.

Fungsi Mobil Operasional

Selain mendukung aktivitas perusahaan agar berjalan efektif dan efisien, ada sejumlah fungsi mobil operasional seperti berikut. 

1. Memudahkan pegawai untuk kegiatan operasional sehari-hari.
2. Memungkinkan karyawan memakai kendaraan pada waktu yang fleksibel untuk mengakses tempat-tempat tertentu.
3. Bermanfaat lebih kuat daripada remunerasi keuangan di sistem pajak saat ini.
4. Perusahaan bisa mendapat keuntungan jika memasang iklan di mobil operasional.

Pengertian Pengelolaan Mobil Operasional

Setelah memahami apa pengertian mobil operasional dan fungsinya, Anda tentu menyadari bahwa pengelolaan mobil operasional sangat penting. Pengelolaan mobil operasional bisa juga disebut dengan manajemen armada atau manajemen mobil operasional.

Pengelolaan mobil operasional adalah proses mengoordinasikan, mengatur, hingga memantau mobil dari berbagai aspek. Kegiataan mengelola mobil operasional antara lain pemeliharaan kendaraan, manajemen bahan bakar, pelacakan kendaraan, sampai dengan manajemen sopir. 

Analisis data kendaraan dan pelaporan serta pemantauan juga bagian dari manajemen mobil operasional. Tujuan dari dilakukannya pengelolaan mobil operasional adalah untuk memastikan mobil operasional digunakan secara efisien, aman, dan menguntungkan.

Baca juga: Pentingnya Pemeliharaan Kendaraan Operasional secara Rutin

Pentingnya Pengelolaan Mobil Operasional

Pengelolaan mobil operasional memiliki manfaat penting, antara lain mengelola anggaran perusahaan. Misalnya untuk servis dan pengisian bahan bakar. Selain itu juga penting untuk menghubungi sopir ketika dibutuhkan.

Manajemen mobil perusahaan juga berfungsi untuk mengatur jadwal penggunaan kendaraan yang sedang atau akan dipakai oleh karyawan atau petinggi perusahaan.

Cara Pengelolaan Mobil Operasional

Mengelola mobil operasional adalah kegiatan yang kompleks karena butuh perencanaan, koordinasi, dan dipantau dengan cermat. Oleh sebab itu, ini dia sejumlah langkah yang bisa dilakukan dalam pengelolaan mobil operasional secara efektif dan efisien.

1. Memahami kebutuhan perusahaan

Dalam mengelola mobil kantor perlu memahami kebutuhan bisnis Anda terlebih dahulu. Sehingga, Anda bisa menentukan jumlah dan jenis kendaraan yang dibutuhkan, jarak yang ditempuh, hingga jenis operasi apa yang bakal dilakukan.

Setelah memahami kebutuhan bisnis, maka Anda bisa merancang strategi mengelola mobil operasional yang efektif.

2. Menyusun peraturan dan prosedur

Setelah merencanakan jumlah dan jenis kendaraan, hal penting selanjutnya adalah menyusun kebijakan atau peraturan sera prosedur dalam pengelolaan mobil operasional. Kebijakan ini mengatur tentang penggunaan mobil, servis rutin, kebijakan penggunaan bahan bakar, dan juga standar keselamatan. 

Setelah peraturan dan prosedur sudah disusun, maka hasilnya disampaikan kepada semua sopir dan staf yang terlibat dalam operasi mobil perusahaan.

3. Mengadakan pelatihan sopir

Tidak hanya karyawan yang bekerja di dalam kantor saja yang perlu dilakukan pelatihan. Sopir juga perlu pelatihan sebagai komponen kunci dalam pengelolaan mobil operasional. Sopir perlu tahu dan terlatih untuk mengemudi dengan aman dan efisien.

Selain itu, sopir juga perlu diberi wawasan tentang kebijakan dan prosedur perusahaan. Pelatihan bisa membantu mengurangi risiko terjadinya kecelakaan, memperpanjang usia kendaraan, dan juga konsumsi bahan bakar lebih irit.

Baca juga: Tips Pemeliharaan Kendaraan Dinas, Pastikan Selalu Prima

4. Menggunakan teknologi untuk pengelolaan mobil operasional

Mengelola mobil operasional kini lebih mudah dengan menggunakan teknologi. Misalnya sistem pelacakan GPS dan juga software untuk mengelola mobil perusahaan. Dengan menggunakan teknologi terbaru, Anda lebih terbantu untuk memantau dan mengoptimalkan operasi mobil kantor.

Fungsinya antara lain bisa melacak lokasi kendaraan, merencanakan rute, membuat laporan, hingga mengukur efisiensi bahan bakar.

5. Menganalisis data

Data-data juga bisa dikumpulkan melalui teknologi. Data tersebut perlu dianalisis secara rutin agar bisa melakukan identifikasi. Sehingga Anda bisa tahu aspek apa yang butuh peningkatan. Anda juga bisa mengoptimalkan rute, memperbaiki perilaku sopir, hingga meningkatkan efisiensi bahan bakar. Sehingga, Anda bisa meningkatkan produktivitas dan juga menghemat biaya operasional.

6. Melakukan servis rutin kendaraan

Servis rutin merupakan salah satu bagian paling penting dalam pengelolaan mobil operasional. Dengan melakukan servis rutin, usia pakai kendaraan bisa lebih panjang. Selain itu, servis berkala juga bisa menghemat biaya perbaikan dan menjaga kinerja mobil.

Sehingga, Anda perlu membuat jadwal pemeliharaan dengan konsisten dan memastikan semua mobil operasional berada dalam kondisi baik.

Baca juga: Contoh Surat Peminjaman Mobil Dinas Operasional Terlengkap

Namun, seringnya perusahaan terlalu sibuk mengurusi hal lain sehingga mengabaikan servis rutin untuk mobil operasional. Akibatnya, servis mobil operasional selalu tertunda dan malah menciptakan masalah tidak terduga pada mobil.

Oleh sebab itu, Otoklix for Business hadir untuk membantu perusahaan dalam pengelolaan mobil operasional. Otoklix memastikan servis mobil operasional bisa terjadwal dengan baik. 

Mobil yang rutin diservis kinerjanya akan terjaga. Sehingga tidak perlu perbaikan yang tidak terduga.

Anda juga bisa menghemat anggaran biaya servis mobil perusahaan. Servis dengan Otoklix for Business bisa hemat 30% dibandingkan dengan bengkel resmi. Selain itu, penanganannya juga responsif. Ketika ada masalah pada mobil langsung diperbaiki.

Pertanyaan Seputar Pengelolaan Mobil Operasional