Perusahaan atau instansi yang memiliki aset berupa kendaraan dinas umumnya memiliki SOP perawatan kendaraan operasional perusahaan atau instansi tersebut. 

Beberapa instansi atau perusahaan memiliki tim mekanik sendiri untuk merawat kendaraan dinas, namun ada juga yang mengandalkan pihak ketiga untuk memeriksa, merawat dan memperbaiki kendaraan operasional tersebut.

Siapa saja yang memutuskan untuk membeli mobil, harus memiliki pengetahuan tentang bagaimana cara merawat dan memelihara kendaraan tersebut. Dengan begitu, mobil akan berfungsi dengan optimal membantu aktivitas Anda setiap harinya.

Apalagi mobil dinas yang memiliki fungsi khusus untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan atau instansi. Mengingat perannya yang cukup penting, Anda perlu rutin untuk memeriksakan kondisi mobil agar berfungsi dengan normal. 

Berikut ini SOP pemeliharaan kendaraan roda 4, contoh pemeliharaan pada lembaga kepemerintahan dan bagaimana cara memilih bengkel mobil terbaik.

Baca juga: Cara dan Tips Perawatan Mobil Dinas Terlengkap

SOP pemeliharaan kendaraan roda 4

Umumnya kendaraan operasional terbagi ke dalam dua jenis yakni mobil yang diperuntukkan untuk kegiatan operasional perusahaan dan mobil yang khusus digunakan oleh pejabat penting sebagai penunjang aktivitas bisnis sehari-hari.

Tidak semua perusahaan atau instansi memiliki mobil dinas khusus, beberapa di antaranya ada yang menyewa mobil khusus untuk keperluan operasional dan dinas perusahaan. Mobil dinas sangat mempermudah pegawai untuk melaksanakan tugas dan fungsinya.

Namun, pegawai yang mendapatkan hak istimewa berupa mobil dinas tersebut harus bertanggung jawab atas perawatan dan pemeliharaan aset perusahaan tersebut. Untuk pemeliharaan dan perawatan mobil dinas, perusahaan memiliki aturan khusus. Secara garis besar, berikut ini SOP pemeliharaan kendaraan roda 4, antara lain:

  • Rutin membersihkan mobil, baik kabin mobil maupun body mobil, setelah atau sebelum menggunakan mobil.
  • Rutin memeriksa kondisi mobil secara pribadi.
  • Apabila diperlukan pemeriksaan lebih lanjut oleh ahlinya, maka pegawai tersebut harus mengajukan surat permohonan perawatan dan pemeliharaan mobil dinas yang diajukan kepada pejabat yang berwenang.
  • Pejabat yang berwenang akan melakukan verifikasi apakah mobil tersebut membutuhkan perawatan atau pemeliharaan, termasuk mempertimbangkan estimasi biayanya.
  • Memberikan surat rekomendasi bila menyetujui pemeliharaan dan perawatan mobil untuk ditandatangani oleh pejabat tingkat tinggi.
  • Pegawai yang mendapatkan persetujuan tersebut, langsung menindaklanjutinya dengan membawa mobil ke bengkel mobil sesuai arahan perusahaan atau instansi.
  • Mencatat waktu servis mobil dan menyimpan bukti pembayaran atau invoice untuk kelengkapan dokumen saat akan membuat laporan kegiatan.

Baca juga: Intip Mobil Dinas DPR Toyota Crown Royal Saloon, Minat Beli?

Contoh pemeliharaan kendaraan dinas operasional

Berikut ini contoh alur dan SOP perawatan kendaraan operasional perusahaan atau instansi pada lembaga kepemerintahan.

SOP harwat kendaraan dinas polri

Direktorat Tindak Pidana Korupsi (Dittipidkor) Bareskrim Polri bersama Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) mobil operasional dinas untuk mendiskusikan tentang kontrak Harwat Kendaraan Dinas untuk kemudian membuat kontrak perjanjian perawatan kendaraan operasional tersebut.

Adapun pegawai yang mendapatkan hak istimewa mengendarai mobil dinas perlu melakukan pemeliharaan dan perawatan mobil dinas. Dikutip langsung dari situs tipidkor polri.info, SOP perawatan mobil dinas, antara lain:

  • Pemegang kendaraan melakukan estimasi untuk harwat kendaraan dinas pada bengkel yang ditunjuk sesuai kontrak untuk mengetahui biaya yang dibutuhkan.
  • Pemegang kendaraan membuat nota dinas kepada Dittipidkor perihal anggaran dan harwat kendaraan dinas sesuai biaya estimasi yang dibuat oleh bengkel.
  • Dittipidkor mendisposisikan kepada Kasubbagrenmin untuk memproses sesuai anggaran yang telah ditentukan.
  • Subbagrenmin membuat persetujuan biaya harwat kendaraan dinas.
  • Pemegang kendaraan dinas membawa kendaraan tersebut ke bengkel.
  • Bengkel ATPM mengirimkan tagihan kepada Dittipidkor perihal biaya harwat kendaraan.
  • Dittipidkor mendisposisi kepada Kepala Umum Keuangan (Kaukeu) untuk membayarkan biaya harwat kendaraan dinas.

SOP perawatan mobil dinas Kota Yogyakarta

Adapun SOP perawatan mobil dinas Kota Yogyakarta dilaksanakan oleh Kasubbag Administrasi dan Keuangan serta divisi Pengelola Barang Setda Kota Yogyakarta, kemudian disahkan oleh Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan.

Dikutip dari situs resmi Bagian Administrasi dan Keuangan Setda Kota Yogyakarta, berikut ini bagan alur SOP perawatan mobil dinas.

Baca juga: Intip Mobil Dinas Terbaru TNI, dari Avanza Hingga Land Cruise!

Tips memilih bengkel mobil untuk pemeliharaan kendaraan dinas operasional

Untuk menentukan bengkel mana yang tepat dan terbaik untuk membantu Anda merawat dan memelihara mobil dinas, ikuti tipsnya berikut ini.

1. Pegawai bengkel ramah dan cepat tanggap

Pegawai bengkel, mulai dari para mekanik, pegawai kantor hingga pemiliknya cepat tanggap akan kebutuhan Anda dan ramah dalam memberikan pelayanan yang maksimal kepada konsumen.

2. Memiliki mekanik profesional

Bengkel mobil terbaik yang memiliki tenaga mekanika profesional dan handal di bidangnya. Bahkan beberapa bengkel memiliki tenaga mekanik bersertifikat sehingga Anda merasa lega menyerahkan perawatan dan perbaikan mobil dinas kepada bengkel tersebut.

3. Peralatan bengkel lengkap

Tips selanjutnya adalah memastikan bahwa bengkel tersebut memiliki kelengkapan peralatan bengkel serta spare part, sehingga bila Anda perlu mengganti spare part mobil maka Anda tak usah khawatir untuk mencari spare part yang tepat.

Kelengkapan peralatan bengkel yang dimaksud juga dilengkapi dengan teknologi otomotif canggih untuk memeriksa dan memperbaiki mobil dinas operasional perusahaan atau instansi.

4. Biaya servis kompetitif

Ada banyak bengkel spesialis dan bengkel umum lainnya yang memiliki peralatan dan mekanik profesional dengan hasil pengerjaan sama dengan bengkel resmi namun biaya servis yang lebih murah daripada bengkel resmi.

5. Bengkel memiliki banyak cabang

Tips terakhir adalah menemukan bengkel mobil yang membuka cabang di beberapa daerah lainnya. Hal ini penting khususnya bila Anda sering melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau luar daerah. Dengan begitu, tidak perlu menunggu hingga sampai di kantor pusat untuk merawat dan memperbaiki mobil dinas.

Temukan Bengkel Khusus Mobil Dinas Operasional dengan Cepat dan Mudah

Bengkel Otoklix menjadi jawaban dan solusi untuk Anda yang sedang mencari bengkel mobil terbaik dengan kualitas unggulan untuk merawat dan memperbaiki mobil dinas.

Otoklix memiliki bengkel khusus lebih dari 200 bengkel yang tersebar di Indonesia untuk perawatan dan pemeliharaan kendaraan dinas operasional. Tim mekanik yang dimilikinya profesional dan peralatan bengkel terlengkap.

Selain itu, Otoklix menjamin ketersediaan suku cadang asli setara OEM. Ada layanan khusus yakni layanan antar jemput gratis, emergency handling, home service, booking service online, dan dasbor servis untuk mencatat seluruh riwayat pemeliharaan dan perawatan mobil dinas.

Perihal biaya servisnya, Bengkel Otoklix menawarkan biaya servis mobil lebih hemat 30% dari bengkel resmi. Yuk, servis mobil dinas operasional perusahaan melalui layanan Otoklix for Business.

Pertanyaan Seputar SOP Perawatan Mobil Dinas

Secara umum, SOP perawatan mobil dinas dengan mengajukan surat permohonan pemeliharaan dan perawatan mobil dinas, membuat estimasi anggaran dan menyerahkan kepada pejabat yang berwenang untuk melakukan verifikasi dan persetujuan.

Cara memilih bengkel mobil terbaik untuk mobil dinas yakni dengan memastikan bengkel tersebut memiliki kelengkapan peralatan bengkel, ketersediaan spare part asli, bengkel memiliki teknisi profesional, biaya servis kompetitif, dan memiliki cabang di beberapa kota di Indonesia.

SOP harwat kendaraan dinas Polri mulai dari pegawai membuat estimasi biaya servis mobil bersama bengkel yang ditunjuk, membuat nota dinas kepada Dittipidkor tentang anggaran biaya servis, menunggu persetujuan harwat kendaraan dinas Polri, membawa mobil ke bengkel, dan membuat laporan berita acara.