Agar berjalan sesuai dengan prosedur, setiap perusahaan perlu menetapkan SOP pemeliharaan mobil kantor. SOP pemeliharaan mobil kantor ini menentukan siapa yang menyetujui proses pemeliharaan serta berpengaruh juga terhadap anggaran perusahaan untuk servis mobil kantor.
Simak bagaimana langkah dan SOP pemeliharaan mobil kantor serta manfaatnya jika selalu melakukan servis rutin.
Daftar Isi
SOP Pemeliharaan Mobil Kantor
Ada tiga langkah dalam pemeliharaan mobil kantor. SOP ini bisa saja berbeda antar instansi atau perusahaan. Contoh berikut hanya sebagai gambaran kalau Anda ingin menetapkan SOP pemeliharaan mobil operasional perusahaan.
3 Langkah Pemeliharaan Mobil Kantor
Secara umum, ada tiga langkah untuk proses pemeliharaan mobil dinas atau mobil kantor.
1. Langkah awal
Subbagian Umum dan Humas menerima nota dinas atau formulir permohonan perbaikan dari staf yang memegang kendaraan dinas atau kendaraan operasional. Kalau anggaran mencukupi, maka akan diterbitkan Surat Pengantar Pekerjaan.
2. Langkah utama
Kemudian, mobil atau kendaraan kantor dibawa ke bengkel dan proses perbaikan dan pemeliharaan dilakukan di bengkel. Perbaikan selesai dan dilakukan serah terima mobil kantor.
3. Langkah akhir
Menyerahkan kendaraan kantor kepada pengguna. Kemudian, melakukan proses pembayaran biaya pemeliharaan dan perbaikan sesuai dengan nota tagihan dari bengkel.
Baca juga: Ketahui Rangkaian Servis Mobil Operasional
Alur Pemeliharaan Mobil Kantor
Berikut adalah contoh alur pemeliharaan mobil kantor dari Kemenag Kalteng (Kementerian Agama Kalimantan Tengah) dan Pemerintah Kota Yogyakarta.
Umumnya SOP pemeliharaan kendaraan dinas diawali dengan mengajukan surat atau nota pengajuan pemeliharaan kendaraan dinas kepada pejabat yang sesuai dengan kompetensinya. Kemudian, setelah surat izin diterbitkan, mobil baru bisa dilakukan perbaikan di bengkel.
Setelah dilakukan perbaikan, dilakukan pembayaran biaya pemeliharaan. Setelah itu, perlu ada pencatatan riwayat perbaikan dari bengkel dan merekap catatan servis kendaraan.
Baca juga: 8 Standarisasi SOP Perawatan Mobil Operasional Perusahaan
Manfaat Pemeliharaan Mobil Dinas
Baik mobil pribadi maupun mobil kantor perlu dilakukan. Banyak manfaat melakukan pemeliharaan rutin. Terutama untuk mobil kantor yang dipakai untuk banyak kepentingan, maka mobil perlu selalu dalam kondisi prima.
Berikut adalah manfaat melakukan pemeliharaan mobil dinas dengan rutin.
1. Memperpanjang usia kendaraan
Melakukan perawatan rutin bisa memperpanjang usia kendaraan. Oleh sebab itu, maka Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk membeli kendaraan operasional yang baru setiap tiga atau empat tahun akibat kerusakan mesin.
Perawatan kendaraan secara berkala dilakukan tergantung dari seberapa sering mobil kantor Anda dipakai. Contohnya kalau perusahaan Anda bergerak di bidang jasa pengiriman barang, maka disarankan untuk melakukan servis berkala lebih sering. Misalnya melakukan ganti oli atau tune up sebanyak dua minggu sekali.
Oleh sebab itu, untuk mengatur jadwal servis mobil kantor, Anda perlu menggunakan pengingat. Bisa secara manual maupun digital. Untuk memudahkan, sebaiknya pengingat dilakukan secara digital. Sehingga, jadwal servis bisa lebih mudah disusun.
2. Mengurangi biaya servis mobil kantor
Pemeliharaan mobil kantor bisa lebih hemat kalau melakukan servis rutin. Sebab, servis rutin secara teratur bisa mencegah terjadinya kerusakan yang tidak perlu. Justru kalau kendaraan jarang diservis atau selalu ditunda, biaya yang dikeluarkan bisa jauh lebih besar.
Contohnya adalah kalau mobil turun mesin, ongkosnya bisa mencapai Rp2 jutaan. Ini baru jasa servis, belum termasuk dengan biaya penggantian spare part yang rusak. Biaya ini pasti jauh lebih tinggi dibandingkan dengan biaya untuk ganti oli selama sebulan sekali.
Selain itu, Anda juga bisa mengalami kerugian operasional. Mobil kantor yang tidak berfungsi bisa berdampak kerugian operasional. Sebab, pemasukan perusahaan berkurang, produktivitas karyawan menurun, hingga pelanggan yang mengeluh mulai berdatangan.
Oleh sebab itu, penjadwalan pemeliharaan mobil kantor sangat penting. Anda juga bisa memantau riwayat servis hingga status dan performa mesin untuk mengantisipasi masalah yang akan timbul pada mesin sebelum kerusakan jadi makin serius.
Baca juga: Tujuan dan Tahapan Servis Kendaraan Operasional Ringan
3. Mengurangi biaya operasi perusahaan
Pemeliharaan mobil kantor secara rutin juga bisa menghemat BBM. Sebab, konsumsi bahan bakar pada mobil yang tidak terawat bisa jauh lebih boros dibandingkan dengan mobil yang diservis secara rutin.
Mobil yang jarang diservis bisa mengonsumsi bahan bakar 50% lebih banyak dibandingkan mobil dengan kondisi mesin yang sehat. Bayangkan berapa kelebihan biaya yang harus Anda keluarkan dikalikan dengan jumlah armada mobil kantor yang Anda miliki. Sudah pasti biaya akan terbuang percuma dari konsumsi bahan bakar yang tidak diperlukan.
4. Menjaga kebersihan udara
Emisi dari kendaraan yang jarang diservis akan menimbulkan polusi kendaraan yang lebih parah. Di sejumlah negara, bahkan di beberapa wilayah Indonesia juga sudah menerapkan uji emisi kendaraan.
Hasil uji emisi kendaraan yang berada di bawah standar yang telah ditetapkan pemerintah mungkin tidak dapat izin operasi sampai kendaraan diperbaiki dan hasil uji emisinya sudah memenuhi standar. Oleh sebab itu, penting untuk merawat mesin mobil kantor secara teratur agar kebersihan udara tetap terjaga dan Anda juga tidak melanggar peraturan pemerintah.
5. Keamanan dan kenyamanan meningkat
Pemeliharaan mobil kantor tentu berkontribusi terhadap keamanan dan kenyamanan berkendara. Tidak hanya untuk sopir, tetapi juga untuk penumpang. Karyawan atau petinggi perusahaan juga lebih terjaga keamanan dan kenyamanannya.
Merawat kendaraan secara teratur bisa mencegah terjadinya kecelakaan kerja, seperti rem blog atau mesin mobil tiba-tiba mati. Staf juga merasa lebih nyaman dalam melakukan pekerjaannya.
Pemeliharaan mobil kantor memiliki SOP tersendiri dan juga banyak manfaat yang dirasakan.
Otoklix for Business hadir untuk membantu pemeliharaan mobil kantor Anda sehingga anggaran untuk servis mobil operasional bisa lebih terkelola dengan baik.
Salah satu keunggulan Otoklix for Business adalah Price Competitive, yang mana bisa menghemat pengeluaran perusahaan Anda dengan servis berkala yang terjadwal dan SLA yang responsif.
Ketika mobil mengalami masalah maka akan langsung ditangani. Otoklix for Business juga menyediakan layanan antar jemput gratis dan home service.
Pertanyaan Seputar Pemeliharaan Mobil Kantor
Pemeliharaan mobil di antaranya memakai bahan bakar yang sesuai, ganti oli secara berkala, ganti aki, memeriksa ban, rem, mengisi air radiator, mencuci mobil, dan mengecek lampu-lampu.
Pemeliharaan kendaraan adalah gabungan dari operasi kendaraan mobil dengan tujuan mendapatkan efisiensi kendaraan yang optimal dan kerusakan rendah, serta waktu perbaikan yang singkat.
Kendaraan dinas operasional adalah kendaraan, bisa berupa mobil atau motor, yang dimiliki atau disewa sebuah perusahaan, lembaga pemerintahan, atau organisasi untuk menunjang kinerja karyawan atau operasional perusahaan.
