Catat! Ini Contoh Sistem Absensi Karyawan Terlengkap

Ada banyak contoh absensi karyawan harian manual yang bisa Anda contoh dan sesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan perusahaan. Sebab, setiap bisnis yang memiliki karyawan perlu membuat jadwal kerja dan absensi harian untuk membangun sistem operasional perusahaan yang tepat.

Sistem absensi karyawan ini berkaitan erat dengan penilaian kinerja karyawan tersebut agar lebih objektif, bagaimana kedisiplinan dan jam kerja yang efisien untuk bisnis. Absensi karyawan juga mempengaruhi perhitungan gaji dan tunjangan lainnya bila diperlukan.

Selain sistem absensi karyawan yang bekerja di kantor, contoh absensi harian bagi karyawan yang sedang melakukan perjalanan dinas dan penggunaan kendaraan dinas juga perlu Anda persiapkan. Berikut ini contoh absensi kehadiran manual dan digital yang dibutuhkan perusahaan.

Baca juga: SOP Perawatan Mobil Dinas Terlengkap dan Tips Memilih Bengkel

Contoh Absensi Karyawan Harian Manual

Laporan absensi karyawan bulanan merupakan laporan yang berisikan informasi tentang kehadiran karyawannya untuk bekerja. Informasi yang dimaksud seperti keterlambatan kedatangan karyawan atau jumlah cuti dan izin yang diajukan karyawan dalam satu bulan.

Format laporan absensi karyawan tergantung dari kebutuhan perusahaan. Ada beberapa perusahaan yang mencari dan membuat contoh absensi karyawan tanda tangan, namun ada juga yang tanpa tanda tangan. 

Buat referensi perusahaan Anda, berikut ini contoh absensi karyawan harian manual menggunakan excel, mingguan hingga format absensi bulanan.

1. Format Absensi Karyawan Excel

2. Format Absensi Karyawan Harian Proyek

3. Contoh Absensi Karyawan Mingguan

4. Contoh Absensi Karyawan Bulanan

5. Contoh Absen Kehadiran Pegawai Tahunan

Baca juga: Intip Mobil Dinas DPR Toyota Crown Royal Saloon, Minat Beli?

Contoh Format Absensi Perjalanan atau Kunjungan Dinas

Khusus untuk karyawan tertentu pada departemen khusus biasanya bakal melakukan perjalanan dinas ke dalam kota atau luar kota.

Perusahaan mesti membuat sistem absensi dan laporan khusus bagi karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas. Sistem ini akan berkaitan dengan tunjangan dinas seperti transportasi dan akomodasi bagi karyawan tersebut.

Perusahaan yang memiliki kendaraan dinas khusus memiliki nilai lebih yakni dapat menghemat pengeluaran karena tidak perlu menyewa mobil dinas operasional. Meskipun begitu, ada biaya lain yang dibutuhkan seperti bensin, biaya tol, dan biaya tambahan lainnya.

Supaya sistem administrasi perusahaan tersusun dengan rapi, maka perusahaan wajib membuat format khusus untuk laporan perjalanan dinas. Laporan dinas tersebut juga berguna bagi karyawan yang akan mengajukan klaim reimbursement.

Secara spesifik, terdapat 3 jenis perjalanan dinas berdasarkan maksud dan tujuannya, antara lain:

• Berdasarkan lokasi, laporan perjalanan dinas berdasarkan lokasi biasanya digunakan bagi karyawan yang melakukan perjalanan dinas lintas negara.
• Berdasarkan jenis kegiatan, jenis perjalanan dinas berdasarkan kegiatannya misalnya kegiatan pelatihan, pelantikan, rapat umum, rapat kerja, atau pertemuan bisnis dan kerja sama dengan perusahaan lain.
• Berdasarkan transportasi, jenis perjalanan dinas ini tergantung dari jenis transportasi yang digunakan. Apabila perusahaan memiliki kendaraan dinas operasional sendiri, maka Anda mesti melengkapi sistem administrasi perawatan kendaraan dinas.

Adapun format khusus pada laporan perjalanan dinas yang dibutuhkan yakni berisikan informasi, seperti:

• Nama karyawan yang melakukan perjalanan dinas (nama lengkap, ID karyawan, jabatan dan departemen)
• Waktu pembuatan laporan
• Periode perjalanan dinas
• Tujuan perjalanan dinas
• Lokasi yang dituju
• Rincian dan informasi tentang kegiatan selama melakukan perjalanan dinas
• Lampiran yang berisikan tentang biaya transportasi dan akomodasi

Baca juga: Cara dan Tips Perawatan Mobil Dinas Terlengkap

Contoh Format Laporan Perawatan Kendaraan Dinas

Laporan yang cukup penting lainnya adalah sistem laporan perawatan kendaraan dinas. Apalagi bila perusahaan Anda memiliki cukup banyak kendaraan operasional dengan berbagai jenis mulai dari mobil penumpang hingga mobil logistik.

Setiap kendaraan dinas operasional perusahaan harus memiliki berkas perawatannya masing-masing. Berkas tersebut meliputi jarak tempuh mobil, riwayat servis mobil dan jenis servis yang dilakukan, bengkel mobil hingga biaya servisnya.

Solusi untuk menyimpan seluruh riwayat servis mobil dinas operasional perusahaan Anda adalah memanfaatkan layanan Otoklix for Business dari Otoklix. 

Salah satu unggulan layanan ini adalah fasilitas Dasbor Servis. Dasbor Servis merupakan layanan untuk mempermudah perusahaan memantau laporan dan riwayat servis mobil operasional perusahaan secara online yang bisa diakses kapan saja bila diperlukan.

Keunggulan melakukan servis mobil operasional di Otoklix yakni Anda berkesempatan untuk merasakan fasilitas layanan antar jemput gratis, emergency handling, home service, fleksibilitas waktu pembayaran, hingga biaya servis yang cukup hemat hingga 30% dibandingkan biaya servis di bengkel resmi.

Pentingnya Laporan Absensi Bagi Perusahaan

Laporan absensi karyawan dibutuhkan bukan hanya untuk mengetahui jam kerja karyawan dan kapan karyawan tersebut cuti atau izin, melainkan lebih luas lagi yang berkaitan dengan perhitungan upah, kompensasi, hingga operasional perusahaan itu sendiri.

Sebab dengan ketidakhadiran satu orang saja maka dapat mempengaruhi siklus operasional bisnis perusahaan Anda. 

Selain itu, dengan membuat laporan absensi karyawan ini dapat membantu Anda mempermudah melakukan evaluasi terhadap masing-masing karyawan, produktivitas karyawan Anda, mengelola ritme kerja hingga mencukupi kebutuhan waktu cuti karyawan.

Secara spesifik, berikut ini manfaat adanya sistem laporan absensi karyawan, antara lain:

• Meninjau produktivitas karyawan setiap harinya.
• Mengontrol operasional bisnis perusahaan agar berjalan dengan tepat dan baik.
• Mengasah integritas karyawan seperti sikap disiplin dan jujur.
• Mempermudah perhitungan upah dan kompensasi.

Sistem absensi sendiri ada berbagai jenis model dan bentuknya, mulai dari sistem absensi harian manual, sistem absensi digital ataupun sistem absensi online. Setiap jenis sistem absensi tersebut memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Pertanyaan Seputar Contoh Absensi Karyawan Harian Manual