Salah satu hal yang perlu diperhatikan oleh perusahaan adalah aturan pengelolaan kendaraan operasional. Pengelolaan kendaraan operasional yang dilakukan dengan baik bisa berdampak pula pada kelancaran operasional perusahaan.
Tata kelola kendaraan operasional meliputi pembelian, pemeliharaan, penggunaan, hingga evaluasi dan monitoring. Misalnya siapa yang boleh menggunakan, bagaimana standar spesifikasi mobil, hingga SOP untuk pemeliharaannya.
Berikut ini merupakan ulasan contoh aturan pengelolaan kendaraan operasional serta SOP untuk melakukan pemeliharaan kendaraan operasional.
Baca juga: Alasan Mendasar Pentingnya Perawatan Kendaraan Dinas
Daftar Isi
Contoh Tata Kelola Kendaraan Operasional
Contoh tata kelola kendaraan operasional ini berdasarkan aturan yang berlaku di Kementerian Ketenagakerjaan (Kemnaker). Ada sejumlah hal yang mengatur pengelolaan kendaraan dinas menurut Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 6 Tahun 2023 tentang Tata Kelola Kendaraan Dinas di Kementerian Ketenagakerjaan.
Pengelolaan ini meliputi fungsi kendaraan dinas, tanggung jawab dan wewenang, rencana pengadaan, pemeliharaan, hingga monitoring dan evaluasi. Peraturan ini dibuat agar kendaraan operasional bisa dikelola secara tertib, efisien, akuntabel, dan optimal.
1. Pengertian kendaraan dinas dan pemeliharaannya
Kendaraan dinas adalah kendaraan yang dipakai untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi karyawan. Kendaraan dinas meliputi kendaraan jabatan, kendaraan operasional, dan kendaraan fungsional. Pengertiannya adalah sebagai berikut.
- Kendaraan jabatan adalah kendaraan yang dipakai pejabat untuk kepentingan operasional satuan kerja dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi.
- Kendaraan operasional adalah kendaraan bermotor yang dipakai untuk mendukung operasional kantor.
- Kendaraan fungsional adalah kendaraan yang dipakai untuk tugas dan fungsi tertentu.
Sementara itu, pemeliharaan kendaraan dinas adalah rangkaian kegiatan untuk menjaga kondisi dan memperbaiki semua mobil operasional agar selalu dalam keadaan baik dan siap digunakan secara berdaya guna dan berhasil guna.
Baca juga: 5 Cara Mudah Persiapkan dan Kelola Biaya Servis Mobil Dinas
2. Tanggung jawab dan wewenang
Penanggung jawab kendaraan dinas bertanggung jawab terhadap efektivitas dan efisiensi penggunaan kendaraan dinas. Selain itu, penanggung jawab juga menetapkan aturan pengelolaan kendaraan operasional.
Tugas lain dari penanggung jawab adalah melakukan monitoring, pembinaan, dan evaluasi. Dari hasil monitoring dan evaluasi tersebut akhirnya aturan distribusi kendaraan bisa dibuat.
3. Peraturan pengadaan
Pengadaan kendaraan dinas harus melalui pembelian atau sewa yang dilakukan secara efektif, efisien, dan akuntabel. Pengadaan ini berpedoman pada RKBMN dan RKAKL. Penanggung jawab akan membuat dokumen RKBMN dan menyampaikannya untuk dilakukan konsolidasi dan penelitian. Kalau sudah sesuai dan selesai direviu, maka usulan akan disampaikan kepada Pengelola Barang.
4. Pemeliharaan kendaraan operasional
Pemeliharaan dilakukan supaya mobil operasional selalu dalam kondisi baik dan siap digunakan. Ada sejumlah hal terkait aturan pengelolaan kendaraan dinas dalam pemeliharaannya. Aturan tersebut adalah sebagai berikut.
- Biaya pemeliharaan kendaraan operasional tidak lebih dari nilai tertinggi dari standar biaya masukan sesuai ketentuan perundang-undangan.
- Biaya pemeliharaan kendaraan dinas meliputi bahan bakar minyak, jasa servis, dan ganti suku cadang.
- Harus ada struk, kwitansi, nota, atau faktur yang sah untuk pembelian BBM, servis, dan penggantian suku cadang.
- Biaya STNK dan pajak mobil operasional dibayar sesuai dengan ketentuan dan harus dibuktikan dengan bukti pembayaran yang sah.
5. Monitoring dan evaluasi pengelolaan kendaraan dinas
Aturan pengelolaan kendaraan operasional juga meliputi monitoring dan evaluasi. Monitoring dan evaluasi yang dimaksud adalah kesesuaian Standar Barang dan Standar Kebutuhan pemakaian kendaraan operasional.
Monitoring dan evaluasi dilakukan oleh pejabat yang berwenang secara berjenjang. Hasil monitoring dilaporkan kepada pihak berwenang sesuai dengan format yang berlaku.
Itu dia sejumlah aturan pengelolaan kendaraan operasional yang berkali di Kemnaker. Contoh ini bisa dijadikan acuan dalam pengelolaan kendaraan operasional perusahaan Anda.
Baca juga: Jadwal Servis Kendaraan Dinas, Ini Cara Mengelolanya
Pemeliharaan Berkala Kendaraan Opersional
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam pengelolaan kendaraan operasional.
1. Menerima surat masuk untuk pemeliharaan kendaraan operasional.
2. Melakukan pengecekan kondisi mobil operasional.
3. Ganti oli secara berkala.
4. Melakukan perbaikan kalau ada kerusakan.
5. Mencatat waktu perawatan dan juga suku cadang yang diganti atau komponen diperbaiki.
6. Mengurus perpanjangan pajak kendaraan yang masa berlakunya sudah habis.
7. Membuat laporan hasil perbaikan terhadap mobil yang mengalami kerusakan.
Selain ketujuh langkah di atas, ada juga SOP tentang pemeliharaan kendaraan operasional. Tujuan diberlakukannya SOP ini adalah agar alurnya terjaga dan lancar. Meskipun birokrasi terasa merepotkan, tetapi fungsi adanya SOP adalah agar administrasi perusahaan lebih rapi.
Berikut adalah SOP pengelolaan kendaraan operasional.
1. Membersihkan mobil operasional sebelum dipakai.
2. Mengecek dan inventarisasi kondisi mobil.
3. Mengajukan formulir permohonan pemeliharaan mobil operasional, baik untuk servis berkala maupun perpanjangan STNK.
4. Verifikasi pengajuan dan kelayakan usulan pemeliharaan mobil operasional.
5. Usulan disetujui atau tidak disetujui.
6. Tindak lanjut usulan untuk melakukan tindakan pemeliharaan mobil operasional.
7. Mengarsip laporan hasil perbaikan. Hal yang perlu dicatat adalah waktu perawatan dan juga bagian yang diperbaiki atau diganti.
Aturan pengelolaan kendaraan operasional ini diberlakukan agar pengelolaan berjalan lebih efektif dan efisien. Selain itu, mobil juga terawat dan selalu dalam kondisi baik.
Agar pengelolaan mobil operasional lebih mudah dan praktis, Otoklix for Business menawarkan solusi kemudahan servis mobil operasional. Selain servis berkualitas, catatan pemeliharaan kendaraan juga lebih rapi.
Anda bisa memakai layanan Otoklix for Business untuk menghemat biaya servis rutin mobil. Selain harga servisnya kompetitif, Otoklix juga akan memberikan pengingat jadwal servis rutin. Mobil yang diservis rutin bisa menekan cost perawatan.
Otoklix for Business adalah partner terpercaya dalam perawatan kendaraan operasional dan manajemen fleet.
Dengan 600+ bengkel mitra di seluruh Indonesia, garansi 14 hari, layanan pelanggan yang responsif, dan harga kompetitif, Otoklix berfokus pada efisiensi dan keandalan operasional kendaraan bisnis Anda di seluruh Indonesia. Selain itu, terdapat layanan unggulannya seperti, Home Service, Layanan Antar Jemput Gratis, dan Emergency Handling.
Pertanyaan Seputar Aturan Pengelolaan Kendaraan Operasional
Kendaraan operasional adalah kendaraan yang disewa atau dimiliki oleh perusahaan, lembaga pemerintahan, atau organisasi. Fungsinya untuk menunjang tugas dan fungsi maupun kegiatan operasional perusahaan.
Kendaraan dinas sebaiknya tidak digunakan untuk kepentingan pribadi. Sebab, fasilitas tersebut, terutama kendaraan dinas pemerintah, adalah fasilitas negara yang mana dipakai untuk kepentingan tugas dinas.
Biaya operasional kendaraan perlu diperhatikan sebab berpengaruh terhadap anggaran perusahaan. Pasalnya mobil operasional harus diservis secara rutin agar tidak terjadi kerusakan mendadak yang justru memakan biaya lebih tinggi.
