Manajemen kendaraan perusahaan atau fleet management (manajemen armada) lebih mudah dikelola dan dikontrol bila perusahaan menggunakan teknologi khusus untuk mengawasi seluruh kendaraan perusahaan.
Fungsi utama fleet management sendiri untuk menekan risiko kerugian bisnis sehingga investasi perusahaan terhadap sumber daya bisnis dapat digunakan lebih efektif lagi untuk mendukung regulasi bisnis perusahaan.
Di tengah perkembangan teknologi saat ini, untuk membantu memelihara dan mengawasi seluruh kendaraan perusahaan, tim HR atau GA yang bertugas dapat merekomendasikan software atau aplikasi tertentu untuk membantu tugas tersebut. Kenapa penting memanfaatkan kemajuan teknologi? Mari simak penjelasan selengkapnya.
Daftar Isi
Manfaat Penerapan Teknologi dalam Fleet Management System
Bukan tanpa alasan, penggunaan teknologi untuk seluruh sistem perusahaan dapat memudahkan pekerjaan manusia. Apalagi bila perusahaan memiliki kendaraan lebih dari 2 kendaraan, maka pastikan Anda mempercayakan pihak ketiga untuk mengontrol dan mengawasi seluruh data yang berkaitan dengan manajemen kendaraan perusahaan.
Baca juga: 4 Peran HR/GA dalam Manajemen Kendaraan Perusahaan
1. Akses Data Kendaraan Lebih Cepat
Kendaraan merupakan sumber daya perusahaan memiliki peran krusial untuk mendukung operasional bisnis perusahaan. Karenanya, Anda perlu memiliki data lengkap tentang masing-masing kendaraan.
Misalnya saja ada berapa jumlah kendaraan perusahaan, nomor plat setiap kendaraan, jenis kendaraan, nomor STNK setiap kendaraan, waktu pembeliaan kendaraan, hingga waktu pemeliharaan dan perawatan kendaraan.
Jika pendataan kendaraan perusahaan telah terdigitalisasi akan memudahkan karyawan saat mencari tahu data kendaraan seperti kapan waktunya membayar pajak kendaraan masing-masing kendaraan atau waktu servis mobil.
2. Sistem Data Driver atau Penanggung Jawab Kendaraan Terdigitalisasi
Selain data kendaraan, Anda juga perlu mencatat siapa drvier yang mengemudi masing-masing mobil perusahaan lengkap dengan penanggung jawab setiap kendaraan.
Mobil perusahaan sebagai salah satu investasi perusahaan perlu diawasi penggunaannya sehingga saat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan terhadap mobil perusahaan, Anda bisa bertanya langsung kepada penanggung jawab atau driver yang mengendarai mobil tersebut.
3. Inspeksi Kondisi Kendaraan Lebih Tepat
Untuk memeriksa kondisi kendaraan, Anda membutuhkan waktu cukup lama. Bayangkan bila Anda harus memeriksa kondisi kendaraan perusahaan sebanyak belasan hingga puluhan kendaraan. Maka membutuhkan waktu lebih dari 1 hari untuk memeriksa seluruh kendaraan.
Lain halnya bila Anda mengandalkan software atau aplikasi tertentu untuk mencatat seluruh riwayat dan kondisi kesehatan kendaraan, termasuk catatan bila kendaraan perusahaan baru mengganti spare part tertentu.
4. Ketepatan Waktu dalam Operasional Bisnis
Tahukah Anda bahwa sistem manajemen kendaraan perusahaan yang telah terdigitalisasi dapat mendukung ketepatan waktu seluruh aktivitas dan operasional bisnis?
Contoh kasus nyata saat Anda melihat data manajemen kendaraan dan menemukan ada beberapa mobil yang sudah waktu diservis, maka Anda segera melakukan pemeliharaan tepat waktu seperti mengganti ban mobil yang sudah gundul.
Dengan begitu, kendaraan tersebut dapat melaju dengan aman dan nyaman sehingga tujuan karyawan dalam hal aktivitas bisnis akan berjalan lancar dan tepat waktu.
5. Transparansi Biaya Operasional Kendaraan
Sudah bukan rahasia lagi ada beberapa karyawan yang memanfaatkan situasi tertentu untuk menghasilkan keuntungan pribadi. Tak terkecuali dengan biaya operasional kendaraan.
Biaya operasional kendaraan meliputi biaya bahan bakar kendaraan, biaya servis mobil, biaya beli spare part mobil hingga biaya akomodasi lainnya.
6. Pemeliharaan dan Perawatan Kendaraan Terjamin
Fungsi menerapkan teknologi dalam manajemen kendaraan perusahaan yang paling fundamental adalah menjamin waktu servis mobil terjamin tepat waktu.
Saat servis mobil dilakukan tidak sesuai waktunya, potensi risiko kerusakan spare part mobil lebih besar bisa saja terjadi. Misalnya saja bila Anda belum ganti oli mobil maka mesin mobil jadi lebih cepat panas dan dapat merusak komponen mesin mobil lainnya.
Saat kerusakan melebar maka biaya servis yang dikeluarkan akan besar. Berbeda bila Anda rutin melakukan servis mobil maka potensi kerusakan bisa diminimalisir.
Baca juga: Ketahui Rangkaian Servis Mobil Operasional
Langkah-Langkah Mengatur Pemeliharaan dan Perawatan Seluruh Kendaraan Perusahaan
Selain mengelola manajemen kendaraan, tim HR/GA umumnya memiliki tupoksi khusus untuk memelihara dan merawat seluruh kendaraan perusahaan.
Di tengah banyaknya tugas untuk mengatur dan mengelola perusahaan, bagaimana cara termudah untuk mengatur pemeliharaan dan perawatan kendaraan perusahaan?
Adapun langkah-langkah dalam mengatur pemeliharaan dan perawatan seluruh kendaraan perusahaan, di antaranya sebagai berikut:
- Mencatat seluruh riwayat dan jadwal servis kendaraan
- Mengetahui usia pakai seluruh komponen mobil
- Membukukan seluruh kegiatan pemeliharaan mobil mulai servis mobil seperti ganti oli hingga pemeliharaan jangka panjang seperti ganti ban mobil
- Mengetahui sejauh apa pengetahuan driver atau penanggung jawab kendaraan terhadap dunia otomotif khususnya perawatan dan perawatan kendaraan
Aplikasi Khusus Pemeliharaan Kendaraan Perusahaan
Saat ini Anda bisa mengandalkan aplikasi atau software khusus untuk memelihara dan merawat seluruh kendaraan perusahaan. Mulai dari waktu ganti oli, ganti aki mobil hingga servis tingkat berat yakni servis tune up.
Otoklix For Business adalah partner terpercaya dalam perawatan kendaraan operasional dan manajemen fleet.
Dengan 600+ bengkel mitra di seluruh Indonesia, garansi 14 hari, layanan pelanggan yang responsif, dan harga kompetitif, Otoklix berfokus pada efisiensi dan keandalan operasional kendaraan bisnis Anda di seluruh Indonesia. Selain itu, terdapat layanan unggulannya seperti, Home Service, Layanan Antar Jemput Gratis, dan Emergency Handling.
Pertanyaan Seputar Manajemen Kendaraan Perusahaan :
Fungsi utama fleet management sendiri untuk menekan risiko kerugian bisnis sehingga investasi perusahaan terhadap sumber daya bisnis dapat digunakan lebih efektif lagi untuk mendukung regulasi bisnis perusahaan.
Manfaat penggunaan teknologi dalam manajemen kendaraan perusahaan di antaranya akses data kendaraan lebih cepat, sistem data driver atau penanggung jawab kendaraan terdigitalisasi, inspeksi kondisi kendaraan lebih tepat, ketepatan waktu dalam operasional bisnis, transparansi biaya operasional kendaraan, pemeliharaan dan perawatan kendaraan terjamin.
Cara mengatur pemeliharaan dan perawatan kendaraan dimulai dari mencatat seluruh riwayat kendaraan dan jadwal servis kendaraan, usia pakai komponen mobil, mencatat seluruh kegiatan pemeliharaan mobil, hingga mengetahui pengetahuan driver atau penanggung jawab terhadap otomotif atau pemeliharaan mobil.
