4 Tips Pengelolaan Kendaraan Dinas dan Aturannya

Pengelolaan kendaraan dinas perlu dilakukan agar berfungsi optimal dalam mencapai tujuan kerja. Apalagi, kendaraan dinas tidak bisa sembarangan digunakan. Ada aturan yang perlu diperhatikan. Penyalahgunaan kendaraan dinas bahkan bisa dikenakan sanksi, bisa berupa sanksi ringan, sedang, hingga berat.

Simak pembahasan tentang tips pengelolaan kendaraan dinas dan aturan penggunaan mobil dinas berikut ini.

Tips Pengelolaan Kendaraan Dinas

Banyak tips pengelolaan kendaraan dinas, tetapi empat hal berikut tidak boleh terlupakan. Selain memperhatikan kondisi kendaraan, ada juga standar penggunaan yang biasanya ditetapkan oleh perusahaan atau pemerintah.

Berikut ini adalah tips pengelolaan kendaraan dinas yang bisa diterapkan oleh perusahaan Anda.

1. Menetapkan standar dari analisis tren penggunaan

Tren penggunaan kendaraan dinas bisa jadi data penting untuk menetapkan standar. Dari tren penggunaan ini, Anda bisa mendapatkan wawasan penting, misalnya jarak tempuh, durasi perjalanan, maupun konsumsi bahan bakar.

Contohnya adalah standar minimal jarak kendaraan dinas yaitu 300 km per bulan dan konsumsi bahan bakarnya maksimal 150 liter per bulan. Cara mendapatkan wawasan ini bisa dengan memasang sensor bahan bakar, riwayat trip, riwayat berhenti, putar ulang rute, memantau mobil dalam keadaan idle, maupun memantau perilaku pengemudi.

Perilaku pengemudi yang agresif seperti mengerem keras, mengebut, menikung tajam, atau melakukan akselerasi mendadak bisa berpengaruh terhadap tren penggunaan. Dengan ditetapkannya standar penggunaan, manajemen bisa lebih mudah menetapkan anggaran juga.

Baca juga: Jadwal Servis Kendaraan Dinas, Ini Cara Mengelolanya

2. Standar penggunaan untuk mengidentifikasi ketidakefisienan

Melalui data-data penggunaan juga Anda bisa mengidentifikasi ketidakefisienan. Misalnya dengan menganalisis riwayat trip kerja Anda bisa memperhatikan ke mana kendaraan melakukan perjalanan, kapan waktu tiba, dan juga berapa durasi kendaraan di setiap perhentian.

Anda juga bisa membandingkan antara standar penggunaan dengan penggunaan yang aktual. Kalau ternyata penggunaan aktualnya di bawah standar yang ditetapkan, Anda bisa mempertimbangkan menganalisis kembali jenis atau jumlah kendaraan dinas.

Anda bisa menggunakan laporan trip, laporan perhentian, peringatan geofence, peringatan penyalahgunaan kendaraan, hingga memutar ulang trip.

3. Membuat peringatan terkait penggunaan

Pengelolaan kendaraan dinas berikutnya adalah mengatur peringatan terkait dengan penggunaan. Kendaraan dinas seharusnya dipakai untuk menunjang pekerjaan, dipakai pada jam kantor, dan tidak dibawa ke luar kota kecuali memang sudah ada izin tertulis dari pimpinan instansi.

Anda bisa menggunakan peringatan real-time untuk mengetahui penyalahgunaan penggunaan. Misalnya menggunakan kendaraan dinas di luar jam kerja atau ke luar kota.

4. Menjadwalkan servis yang lebih baik

Servis mobil atau pemeliharaan kendaraan dinas adalah salah satu cara pengelolaan kendaraan dinas yang paling penting. Servis kendaraan sebaiknya dikelola dan dijadwalkan dengan baik agar tidak mengganggu produktivitas penggunaan kendaraan.

Pemeliharaan preventif juga diperlukan agar tidak perlu melakukan perbaikan di luar dugaan yang tidak perlu. Misalnya mengganti oli setiap berapa kilometer. Agar servis mobil dinas lebih terjadwal, Anda bisa menggunakan aplikasi dengan reminder atau pengingat jadwal servis mobil.

Baca juga: 5 Cara Mudah Persiapkan dan Kelola Biaya Servis Mobil Dinas

Aturan Kendaraan Dinas

Sebuah perusahaan dan pemerintah perlu aturan untuk mengatur jalannya kerja dan karyawan agar tujuan bisa tercapai. Begitu juga dengan penggunaan mobil dinas. Terutama untuk penggunaan mobil dinas bagi pada ASN (Aparatur Sipil Negara). Aturan ini juga merupakan salah satu cara pengelolaan kendaraan dinas.

Kendaraan dinas sudah ditetapkan oleh negara dengan surat keputusan untuk digunakan pejabat dalam melakukan tugas negara. Salah satu tindakan penyalahgunaan kendaraan dinas adalah membawanya untuk mudik. 

Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) menyatakan bahwa menggunakan mobil dinas untuk mudik adalah tindakan koruptif. Hal ini juga tertuang dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Fasilitas dinas hanya dipakai untuk kepentingan dinas dan digunakan hanya pada hari kerja.

Aturan penggunaan mobil dinas

Ketentuan penggunaan kendaraan dinas aparatur negara diatur dalam Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara. Ketentuannya adalah sebagai berikut:

1. Kendaraan dinas operasional hanya dipakai untuk kepentingan dinas. Tujuannya untuk menunjang tugas pokok dan fungsi.
2. Kendaraan dinas operasional dibatasi hanya digunakan di hari kerja.
3. Kendaraan dinas operasional hanya dipakai di dalam kota. Kecuali ada tugas luar kota dan ada izin tertulis dari pimpinan instansi Pemerintah atau dari pejabat yang ditugaskan sesuai kompetensi.

Sanksi penyalahgunaan mobil dinas

Ada sejumlah sanksi yang bakal diberikan kepada ASN atau PNS yang menyalahgunakan penggunaan mobil dinas. Sanksi disiplin ini terjadi jadi tiga, yaitu sanksi ringan, sedang, dan berat.

Sanksi ringan adalah berupa teguran lisan, teguran tertulis, atau pernyataan tidak puas secara tertulis. Kemudian, sanksi disiplin sedang terdiri dari pemotongan tunjangan sebesar 25 persen selama, 6 bulan, 9 bulan, atau 12 bulan.

Sedangkan sanksi disiplin berat kalau menyalahgunakan penggunaan mobil dinas adalah penurunan jabatan setingkat lebih rendah selama 12 bulan. Pembatasan jabatannya adalah menjadi jabatan pelaksana selama 12 bulan.

Baca juga: Pengelolaan Mobil Dinas: Servis Rutin hingga Penggunaan

Penghapusan Kendaraan Dinas

Penghapusan kendaraan dinas bisa dilakukan oleh pemerintah daerah setempat. Syaratnya kendaraan tersebut sudah beroperasi dalam kurun waktu tertentu. Penghapusan kendaraan roda dua bisa dilakukan saat usianya sudah lebih dari 12 tahun, roda empat lebih dari 10 tahun, dan kendaraan roda empat untuk operasional lapangan seperti ambulans yang sudah dipakai lebih dari 20 tahun.

Penghapusan kendaraan dinas bisa dilakukan kalau pemerintah sudah melakukan peremajaan. Kendaraan ini akan dilelang secara umum maupun terbatas. Tujuan penghapusan kendaraan dinas adalah agar tidak memakan biaya perawatan yang tinggi sehingga membebani APBD.

Itu dia pembahasan tentang pengelolaan kendaraan dinas dan aturan-aturan yang berlaku.

Servis mobil operasional lebih mudah dengan Otoklix for Business. Selain memberikan kemudahan, Otoklix for Business juga bisa menghemat anggaran perusahaan.

Servis rutin bisa mencegah risiko terjadinya kerusakan mobil secara mendadak yang memakan biaya lebih banyak. Selain itu, respons cepat dari Otoklix for Business juga bisa menghemat anggaran perusahaan karena mobil bisa segera ditangani dan kembali beroperasi seperti biasa.

Pertanyaan Seputar Pengelolaan Kendaraan Dinas