HR/GA (Human Resource/General Affair) berperan penting dalam suatu perusahaan. Peran dan fungsinya kompleks dalam mengatur sejumlah hal agar operasional perusahaan berjalan lancar. Salah satunya adalah manajemen kendaraan operasional.
Kendaraan operasional yang dimiliki oleh sebuah perusahaan kalau tidak dikelola dengan baik akan menimbulkan banyak dampak buruk bagi kelancaran sebuah bisnis. Oleh sebab itu, GA berperan penting bagi perkembangan perusahaan untuk bersaing dengan kompetitor.
Lantas, apa saja peran penting HR/GA dalam manajemen kendaraan perusahaan? Simak ulasannya berikut ini.
Baca juga: Pengelolaan Mobil Dinas: Servis Rutin hingga Penggunaan
Daftar Isi
Pengertian General Affair
Setiap jabatan dalam sebuah perusahaan punya tugas dan fungsi masing-masing untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Salah satu jabatan yang paling penting dalam organisasi perusahaan adalah General Affair.
General Affair (GA) adalah jabatan yang berperan penting dalam pengelolaan perusahaan. Tanggung jawabnya meliputi berbagai hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Sehingga, segala urusan dalam perusahaan harus punya tujuan, prospek, dan perencanaan yang jelas.
GA mengurus urusan operasional kantor, baik yang bersifat rutin maupun yang tidak terduga. Dalam sebuah perusahaan, GA biasanya digabung dengan HRD atau dengan bagian purchasing atau pembelian. Secara umum, tugas GA berkaitan dengan pengadaan, pembelian, hingga pemeliharaan aset.
Peran General Affair dalam Manajemen Kendaraan Operasional
Salah satu tugas dan peran GA adalah pemeliharaan aset. Termasuk di dalamnya ada manajemen kendaraan operasional. Oleh sebab itu, GA perlu teliti dalam pengelolaan agar tidak timbul masalah.
Berikut adalah peran HR/GA dalam manajemen kendaraan perusahaan.
Baca juga: 7 Tips Pengelolaan Kendaraan Kantor dan Cara Memilihnya
1. Pemeliharaan aset dan fasilitas perusahaan
Tidak hanya pembelian mobil operasional, GA juga bertugas untuk memelihara aset tersebut. Tujuannya agar pemakai aset atau mobil perusahaan tersebut tidak sembarangan menggunakannya. GA perlu memastikan mobil terpelihara dan terawat dengan baik.
Selain manajemen kendaraan operasional berupa perawatan rutin, GA juga akan melakukan penilaian kondisi mobil sebelum mengajukan anggaran. Setelah itu, GA akan membuat prioritas ketika mengajukan anggaran.
Pemeliharaan aset mobil operasional tidak sebatas manajemen servis berkala, tetapi juga GA perlu mendata dan mendokumentasikan, termasuk membuat catatan tentang pergerakan mobil operasional. Tujuannya agar perusahaan punya kendali terhadap semua aset. Selain itu juga berfungsi menekan risiko kerugian akibat kerusakan aset.
2. Menyusun laporan berkala
Tugas GA berikutnya terkait manajemen kendaraan operasional adalah menyiapkan laporan berkala yang akan diajukan dalam rapat anggaran. Laporan tersebut berupa jenis aset dan beban biaya kantor. Sehingga manajemen perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal perusahaan.
3. Pembayaran
Selain pemeliharaan dan menyusun laporan berkala, GA juga mengurus tagihan pembayaran yang masuk ke perusahaan. Antara lain tagihan listrik, air, telepon, WiFi, hingga biaya servis mobil operasional. Jadi, memilih bengkel yang laporannya jelas bisa memudahkan GA dalam mengelola administrasi manajemen kendaraan operasional.
Salah satu keuntungan hadirnya Otoklix for Business adalah memudahkan GA dalam pengelolaan administrasi. Mobil-mobil operasional yang diservis di jaringan bengkel Otoklix akan dibuat dalam satu laporan yang jelas. Sekalipun mobil diservis di bengkel yang berbeda, catatan pelaporan akan tetap rapi.
GA juga akan lebih mudah melakukan pembayaran biaya servis. Meskipun mobil diservis di beberapa bengkel yang berbeda, tetapi invoice-nya disatukan dari laporan Otoklix for Business.
4. Membina hubungan baik dengan pihak yang bekerja sama dengan perusahaan
GA juga bertanggung jawab dalam membina hubungan baik dengan pihak yang bekerja sama dengan perusahaan. Mulai dari membuat laporan kerja, melakukan pembayaran, hingga komplain yang mewakili perusahaan.
Dalam manajemen kendaraan operasional, GA perlu melakukan kerja sama dengan bengkel-bengkel tepercaya untuk servis mobil operasional. Misalnya menjalin kerja sama dalam kurun waktu tertentu atau pembelian dalam jumlah tertentu sehingga bisa dapat diskon biaya servis.
Membangun hubungan baik dengan klien juga akan meningkatkan citra positif perusahaan di dunia bisnis. Sehingga profit yang diterima perusahaan akan lebih baik.
Itu dia peran HR/GA dalam manajemen kendaraan operasional. Selanjutnya kita bakal membahas apa saja yang perlu dikelola dalam manajemen kendaraan operasional.
Baca juga: 6 Cara Optimal Pengelolaan Mobil Operasional
Manajemen Kendaraan Operasional
Fleet management atau manajemen armada berfungsi untuk memudahkan rute perjalanan dan menurunkan risiko kecelakaan. Mulai dari manajemen sopir, servis berkala, hingga perawatan kendaraan.
1. Manajemen sopir/driver
GA perlu memastikan bahwa sopir memiliki gaya berkendara yang baik. Mulai dari mengelola kecepatan kendaraan, tingkat akselerasi, hingga pengereman mendadak. Sehingga GA bisa melakukan audit dan evaluasi umum bagi pada pengemudi.
2. Penjadwalan servis kendaraan
Manajemen kendaraan operasional tentu meliputi penjadwalan servis rutin mobil operasional. GA perlu menjadwalkan servis berkala dengan memanfaatkan fitur pengingat dari Otoklix for Business. Mobil yang dirawat dengan rutin akan menjaga performa mesin sehingga mobil lebih awet.
3. Optimalisasi rute
Optimalisasi rute juga salah satu yang dilakukan dalam mengelola kendaraan operasional. Tujuannya untuk menentukan rute perjalanan terbaik. Sehingga konsumsi bahan bakar lebih hemat dan waktu perjalanan lebih efisien.
4. Perawatan kendaraan
Terakhir, dalam pengelolaan manajemen kendaraan termasuk perawatan kendaraan rutin. Tidak hanya terjadwal dengan tepat, tetapi juga sesuai dengan kondisi mobil dan anggaran perusahaan. Misalnya Anda perlu menyiapkan dana untuk ganti aki setiap 3 hingga 4 tahun sekali.
Perawatan kendaraan secara berkala bisa mneghemat anggaran perusahaan dan tentunya mengurangi risiko terjadinya kecelakaan pada pengemudi.
Demikian artikel tentang peran HR/GA dalam manajemen kendaraan operasional.
Otoklix for Business hadir untuk memudahkan pengelolaan mobil operasional. Tidak hanya servisnya yang berkualitas, Otoklix for Business juga membantu HR/GA dalam mengelola administrasi perusahaan.
Anda bisa memakai layanan Otoklix for Business untuk menghemat biaya servis rutin mobil. Selain harga servisnya kompetitif, Otoklix juga akan memberikan pengingat jadwal servis rutin. Mobil yang diservis rutin bisa menekan cost perawatan.
Otoklix for Business adalah partner terpercaya dalam perawatan kendaraan operasional dan manajemen fleet.
Dengan 600+ bengkel mitra di seluruh Indonesia, garansi 14 hari, layanan pelanggan yang responsif, dan harga kompetitif, Otoklix berfokus pada efisiensi dan keandalan operasional kendaraan bisnis Anda di seluruh Indonesia. Selain itu, terdapat layanan unggulannya seperti, Home Service, Layanan Antar Jemput Gratis, dan Emergency Handling.
Pertanyaan Seputar Manajemen Kendaraan Operasional
Manajemen kendaraan atau manajemen armada (fleet management) adalah pengelolaan operasi logistik perusahaan. Pengelolaan ini berfungsi untuk memastikan pemanfaatan armada, biaya transportasi, sumber daya, hingga kepatuhan terhadap aturan penggunaan armada.
Kendaraan operasional adalah kendaraan atau mobil yang disewa atau dimiliki oleh sebuah perusahaan, lembaga pemerintahan, atau organisasi.
Biaya manajemen mobil operasional perlu diperhatikan agar bisa menganggarkan biaya perusahaan secara efisien. Mobil operasional tetap terawat dengan baik tanpa mengeluarkan biaya servis yang tidak perlu seperti kerusakan mendadak akibat jarang servis.
